Diese Einstellungen nehmen Sie im ReWo-Adminbereich unter „Anwendungskonfiguration“ vor. Dort wählen Sie z. B. die FIBU, das DMS und die Verarbeitungswege für E-Mails oder Scan-Dokumente.

Sie können HTML-basierte Textvorlagen für E-Mails an Prüfer, Freigebende und Lieferanten hinterlegen und so Betreff und Nachrichtentext individuell anpassen.

Unter „Anwendungskonfiguration“ kann ein Haken gesetzt werden, ob der Workflow mit Belastungsanzeigen umgehen soll. Das beeinflusst u. a. die Erkennung und Buchungslogik. Diese muss allerdings zwingend einem Nutzer zugeteilt werden.

Ja, hierfür gibt es unter „Anwendungskonfiguration“ eine entsprechende Option („es werden nur die Kopfdaten gelesen“). Dann werden keine detaillierten Positionen ins ReWo gezogen. Das neue einlesen ist jederzeit möglich.

Unter „Admin“ → „AD Anbindung“ kann man den LDAP/LDAPS-Modus aktivieren, die Wurzeldomäne suchen lassen sowie die Gruppen (InvoiceFlow_FNR) importieren/synchronisieren. Alle neu eingelesen Nutzer werden automatisch in die Rolle als Prüfer eingelesen.

In der Firmenverwaltung kann ein individueller Aufbau hinterlegt werden, z. B. %CUSTOMRE%JJJJ%COUNTER%NUM6, um die Barcodestruktur (z. B. RE2023000001) zu definieren.

Die Firmennummer ist der eindeutige Code aus der Finanzbuchhaltung (z. B. 100). Diese wird in den ReWo-Firmenstammdaten hinterlegt. Mit ihr wird u. a. die AD-Gruppe verknüpft.

Ja, in den Einstellungen lässt sich festlegen, dass eingehende PDF-/XML-Dateien aus dem konfigurierten „Scan“-Ordner automatisch in dem Workflow „Personenkonto unbekannt“ zugeführt werden.

In der Firmenverwaltung kann man den Haken „Firma inaktiv“ setzen. Dann können sich Nutzer in dieser Firma nicht mehr anmelden und es werden keine Rechnungen importiert.

Pro Firma wird in der Anwendungskonfiguration ein spezielles DMS definiert. Es ist also möglich, dass Firma 100 mit „bitfarm“ und Firma 101 mit „ELO“ arbeitet.

Über das Add-on „Übergeordnete Firma“ kann eine Firma als E-Mail-Empfänger fungieren, die dann die eingehenden Rechnungen prozentual oder betraglich auf die jeweiligen Unterfirmen verteilt.

Eine Testfirma dient zu Übungs- und Testzwecken, ohne dass echte Buchungsexporte entstehen. Eine Produktivfirma ist für den Live-Betrieb konfiguriert.

Im Bereich „Anwendungskonfiguration“ lässt sich angeben, ob die Original-Mail nach dem Import automatisch gelöscht oder als gelesen markiert werden soll. (Sie können aber auch an eine andere stelle zusätzlich weitergeleitet werden.)

Unter „Admin“ → „Nutzerverwaltung“ können Sie manuell neue Benutzer erstellen, ein Passwort festlegen und die gewünschte Rolle (Bearbeiter, Prüfer oder Freigebender) zuweisen.

Typische Rollen sind Bearbeiter (Buchhalter), Prüfer und Freigebender. Zusätzlich gibt es Admins, die erweiterte Konfigurationsrechte im ReWo Manager besitzen.

Benutzerkonten werden nicht gelöscht, sondern auf „inaktiv“ gesetzt, um die GoBD-Konformität zu wahren. So bleiben die Historien und Prüfungsverläufe nachvollziehbar.

Ja, wenn der Nutzer in den AD-Gruppen (z. B. InvoiceFlow_100 und InvoiceFlow_101) steht oder manuell in der Nutzerverwaltung den Haken bei verschiedenen Firmen setzt.

Gruppen ermöglichen eine gemeinsame Zuweisung von Personen, z. B. an eine „Prüfergruppe“. Jede Gruppe hat eine eigene E-Mail, an die Benachrichtigungen gesendet werden können.

In der Nutzerverwaltung klicken Sie auf „Nutzer bearbeiten“, wählen die gewünschte Firma und setzen dort die passende Rolle (Bearbeiter/Prüfer/Freigebender). Wiederholen Sie dies für jede Firma.

Vermutlich ist er nicht in der passenden AD-Gruppe (InvoiceFlow_XYZ). Bei manueller Verwaltung prüfen Sie, ob in der Nutzerbearbeitung der Haken für Firma XYZ gesetzt wurde.

Nein. Wenn man einem Bearbeiter das Add-on „Eingeschränkter Bearbeiter“ zuweist, sieht dieser nur Rechnungen, die seinem Namen (oder seiner Gruppe) zugeordnet sind.

Nutzername und Passwort sind Pflicht. Bei AD-Anbindung wird beides aus dem AD-Objekt übernommen. Zudem sollte eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, um Benachrichtigungen zu erhalten.

Nein. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit (GoBD) werden Benutzer lediglich auf „inaktiv“ gesetzt, um die Historie und Belegdaten nicht zu gefährden.

In der Nutzerverwaltung wählen Sie den Benutzer aus und setzen dort das Häkchen bei „erweiterte Prüferrechte“. Dann kann er z. B. bestimmte Felder oder Freigabeprozesse sehen/bearbeiten.

Unter „Admin“ → „Gruppenverwaltung“ können Sie Gruppen anlegen, bearbeiten und die jeweilige E-Mail-Adresse hinterlegen. Prüfergruppen benötigen zwingend eine Adresse.

Ein Admin legt neue Firmen an, synchronisiert das AD, vergibt Benutzerrollen, setzt Konten inaktiv und kümmert sich ggf. um das Passwort-Reset (wenn kein AD im Einsatz).

In der Standardkonfiguration nicht. Man kann jedoch beliebig viele Gruppen definieren und Benutzer zuordnen. Abhängigkeiten oder Hierarchien müssen ggf. über Add-ons abgebildet werden.

Ein Admin kann das Benutzerkonto auswählen und in der Nutzerverwaltung ein neues Passwort festlegen. Der Nutzer wird danach aufgefordert, das Startpasswort zu ändern.

Das kann über einen E-Mail-Eingang mit PDF-Anhang, über das Einscannen einer Papierrechnung (Scan-Ordner) oder über eine DropZone erfolgen.

Der ReWo Manager vergleicht die Absender-E-Mail-Adresse mit den in der FIBU hinterlegten Kreditor-Stammdaten. Bei Übereinstimmung wird der Kreditor sofort zugeordnet.

Typische Stati sind „Neue Rechnung“, „Kreditor unbekannt“, „Mehr als ein Kreditor“, „In Prüfung“, „Freigegeben“, „Im Export“, „Exportiert“ sowie „Ungültig“.

In der Buchungsmaske ordnen Sie den Konten (z. B. Aufwandskonto, Kostenstellen) und Steuerschlüsseln Beträge zu. Der ReWo Manager speichert diese Daten für den späteren Export in die FIBU.

Damit wird die Rechnung einem Prüfer bzw. einer Prüfergruppe zugewiesen. Diese Person erhält eine Benachrichtigung und muss die Rechnung begutachten/akzeptieren oder ablehnen.

Ja, solange die Rechnung nicht exportiert wurde. Danach ist sie in der Regel gesperrt, da die Buchung in der FIBU bereits angelegt ist.

Empfangsdatum ist der Tag, an dem die Rechnung im Unternehmen eingegangen ist (z. B. E-Mail-Eintritt). Belegdatum entspricht dem Rechnungsdatum laut Dokument.

Über den Button „Exportieren“ in der Buchungsmaske. Dabei werden die Daten an die FIBU übergeben und ggf. ins DMS archiviert. Anschließend ändert sich der Status auf „Exportiert“.

In der Regel nicht. Änderungen müssen dann in der FIBU selbst erfolgen, falls diese Funktion freigeschaltet ist. Im ReWo verbleibt die Rechnung im Status „Exportiert“.

Im ReWo kann man den Kreditor vor dem Export korrigieren. Nach dem Export müsste ggf. eine Stornierung in der FIBU erfolgen und die Rechnung neu zugeordnet werden.

In der Rechnungsübersicht kann man per Button/Aktionsmenü auf „Rechnung ungültig setzen“ klicken und dabei einen Grund hinterlegen. Die Rechnung wird dann nicht weiterverarbeitet.

Ja. Der ReWo Manager ermöglicht, per E-Mail eine Rechnung an den Absender zurückzuschicken, z. B. wenn ein Dokument fehlerhaft oder unvollständig ist.

Dann erscheint der Status „Mehr als ein Kreditor“. Der Bearbeiter wählt in der Buchungsmaske manuell, welcher Kreditor korrekt ist.

Wenn Fremdwährungen in der FIBU aktiviert sind, kann man im ReWo die entsprechende Währung wählen. Die Umrechnungskurse müssen im System hinterlegt sein, damit Beträge korrekt angezeigt werden.

Ja, über die Funktion „Wiederkehrende Buchungen“. Dort hinterlegen Sie z. B. Abonnements oder monatlich gleichbleibende Rechnungen, sodass sie automatisch vorgeschlagen werden.

Mögliche Ursachen: fehlender PDF-Anhang, beschädigter Anhang oder die Absender-E-Mail passt zu keinem Kreditor. Prüfen Sie die FIBU-Stammdaten und E-Mail-Einstellungen.

Eine Rechnung wird gesperrt, wenn ein anderer Nutzer sie gerade offen hat oder wenn sie bereits exportiert wurde. Dann ist keine weitere Bearbeitung möglich.

Gründe: Die Rechnung befindet sich noch „Im Export“-Status oder es gab einen Fehler bei der Datenübertragung (z. B. falsche Verbindungsdaten). Prüfen Sie die Logs und die FIBU selbst.

Unter Umständen lässt sich eine erneute Archivierung anstoßen, sofern die Rechnung im ReWo noch nicht abgeschlossen ist. Sonst muss ggf. der Admin die Archivübermittlung manuell wiederholen.

Dies kann auf Netzwerkprobleme hindeuten, z. B. keine Verbindung zur FIBU oder zum DMS. Oder es gab einen Validierungsfehler (z. B. fehlende Pflichtfelder).

Entweder stornieren Sie die Buchung in der FIBU und buchen korrekt neu. Im ReWo kann die Rechnung nicht mehr geändert werden, sobald sie exportiert ist.

Möglicherweise ist in der FIBU nur ein Steuerschlüssel definiert oder die Steuerschlüssel-Importcodes sind nicht korrekt gepflegt. Prüfen Sie die Steuerschlüssel in der „Grundeinstellungen FIBU“.

Nur Kreditoren mit hinterlegter E-Mail-Adresse und gültigem Importcode erscheinen. Eventuell ist der Kreditor in der FIBU noch nicht vollständig angelegt oder der Import lief nicht durch.

Verwenden Sie den passenden Steuerschlüssel (EU-Erwerb, Reverse-Charge, etc.). Diese Steuerschlüssel müssen in der FIBU eingerichtet und im ReWo importiert sein, damit sie auswählbar sind.

Stellen Sie sicher, dass das Vorschau-Fenster nicht auf den falschen Bildschirm verschoben wurde. Alternativ kann in den Anzeigeoptionen der ReWo Manager zurück auf den Hauptbildschirm wechseln.

Der Absender passt zu keinem FIBU-Kreditor. Sie müssen die Rechnung manuell einem vorhandenen Kreditor zuordnen oder einen neuen Kreditor in der FIBU anlegen.

Der Importcode für das Gegenkonto ist möglicherweise nicht korrekt gepflegt, oder es handelt sich um ein Konto, das in der FIBU nicht existiert. Prüfen Sie die Buchungsdaten.

Prüfen Sie die Zeitintervalle in der Anwendungskonfiguration und die laufenden Dienste auf dem Server. Ein roter Balken bei „Letzte Ausführung der Hintergrundroutine“ kann auf eine Fehlermeldung hinweisen.

Möglicherweise ist der SMTP-Server nicht erreichbar oder die E-Mail-Adresse ist ungültig. Prüfen Sie die SMTP-Konfiguration in der Verbindungskonfiguration bzw. die hinterlegte Lieferantenadresse.

Über die Funktion „Rechnung blocken“ bzw. „ungültig setzen“ im Aktionsmenü. So wird verhindert, dass sie exportiert/bearbeitet wird, bis der Fehler geklärt ist.

Sobald eine Rechnung „zum Prüfen“ gegeben wird, sendet das System automatisch (oder manuell, je nach Einstellung) eine E-Mail an den Prüfer bzw. an die Prüfergruppe.

Standardmäßig sind Prüfer lediglich befugt, die Rechnungen zu prüfen und gegebenenfalls zu kommentieren oder abzulehnen. Bei „erweiterten Prüferrechten“ kann ein Prüfer jedoch bestimmte Felder ändern.

In der Rechnungsansicht klicken Sie auf „Ablehnen“ und geben einen Kommentar an. Die Rechnung wechselt in den Status „abgelehnt“ und geht zurück an den Bearbeiter.

Eine Rechnung wird jeweils einem Prüfer oder einer Prüfergruppe zugewiesen. Der Workflow sieht vor, dass nur eine Prüfung nacheinander erfolgt. Gleichzeitig können mehrere Personen zwar lesen, aber nur ein Prüfer gibt final das „OK“.

Über das Add-on „Freigebender als 6-Augen-Prinzip“ können neben dem ersten Prüfer weitere Freigebende eingebunden werden. Erst wenn alle Instanzen genehmigt haben, wird die Rechnung final freigegeben.

Ja, sofern in der Anwendungskonfiguration eingestellt. Dann wird der Freigebende nach dem Prüfer benachrichtigt, dass er die Rechnung freigeben muss.

Ja, indem er über das Aktionsmenü „Prüfer ändern“ auswählt (vorausgesetzt, er hat die entsprechenden Rechte). Ansonsten tut das meist der Bearbeiter.

Unter „Rechnungsansicht“ → „Sich austragen“ ist es möglich, wenn man selbst als Prüfer eingetragen ist und das System dies erlaubt. Die Rechnung geht zurück an den Bearbeiter.

Das kann so konfiguriert sein, muss aber nicht. Oft übernimmt der Buchhalter (Bearbeiter) die Kontierung, und ein anderer Mitarbeiter (Prüfer/Freigebender) gibt sie frei.

Nur, solange sie nicht exportiert wurde. Nach dem Export ist die Freigabe final. Will man Änderungen durchführen, müsste man gegebenenfalls eine Stornierung in der FIBU auslösen.

Kommentare sind in der Rechnungs-Historie sichtbar. Außerdem kann man E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, sodass man informiert wird, wenn ein Prüfer einen Kommentar hinterlegt.

Die Rechnung verbleibt im Status „In Prüfung“. Der Bearbeiter kann nach einer gewissen Zeit eine Erinnerung senden oder den Prüfer wechseln.

Nicht im Standard. Ein Prüfer hat meist nur Leserechte und Prüfungsrechte. Mit „erweiterten Prüferrechten“ könnte er allerdings auch Kontierungen anpassen.

Ja, über die Add-on-Funktionen und die erweiterten Einstellungen. So lassen sich ein oder mehrere Freigebende einschalten, bis die Freigabe als komplett gilt.

Ja, auch Freigebende können die Rechnung zurückgeben, wenn sie mit der Buchung nicht einverstanden sind. Sie müssen dazu eine Begründung angeben.

Vermutlich steht der Nutzer nicht in der passenden ActiveDirectory-Gruppe „InvoiceFlow_“. Bei manueller Verwaltung ist ggf. der Haken bei der Firma nicht gesetzt.

Im Adminbereich gibt es eine Übersicht aller aktuell im System aktiven User. Dort können Sie bei Bedarf abgelaufene Sessions beenden.

Im Sinne der GoBD-Lückenlosigkeit wird das Konto nur auf „inaktiv“ gesetzt. Dadurch bleibt das Änderungsprotokoll intakt, aber der User kann sich nicht mehr anmelden.

Der ReWo Manager kann mit verschiedenen Add-ons erweitert werden, z. B. für 6-Augen-Freigabe, erweiterte Prüferrechte, ERP-Kopplungen oder übergeordnete Firmenfunktionen.

In der Anwendungskonfiguration lässt sich festlegen, in welchem Zeitintervall und welche Aufgaben (z. B. Scan-Ordner einlesen) automatisch ausgeführt werden sollen.

Prüfen Sie die Zugriffsrechte im Dateisystem (z. B. ob der ReWo-Dienst Schreibrechte besitzt). Oft tritt dieser Fehler auf, wenn die Datei noch in Benutzung ist.

Möglicherweise ist die Wurzeldomäne nicht korrekt oder der Filter „InvoiceFlow_“ greift nicht. Klicken Sie auf „Wurzeldomäne suchen“ und dann „Finde Gruppen“, um sicherzugehen, dass die Gruppen existieren.

Ja, es gibt unter „Wie kann ich meine Darstellung farbig ändern“ Hinweise zum Dark Mode. Dies kann jeder Nutzer individuell einstellen.

Sie hinterlegen die entsprechenden Client-ID-/Secret-Daten im Bereich „Firmenverwaltung“, aktivieren das Postfach als OAUTH2 und holen per „Speichern“ den Token.

Entfernen Sie die Einstellungen für LDAP/LDAPS im Adminbereich und deaktivieren Sie ggf. die Gruppensynchronisation. Danach können Sie weiterhin manuell Nutzer anlegen.

Grün steht für aktive Firmen, Orange signalisiert Testfirmen, Rot gekennzeichnete Firmen sind inaktiv.

Wechseln Sie in „Firmenverwaltung“, wählen die entsprechende Firma und entfernen den Haken bei „Testfirma“. Danach ist sie wieder regulär nutzbar.

Offiziell ist ein „Rückgängig machen“ im ReWo nach dem Export nicht vorgesehen. Der Admin kann aber ggf. über Datenbankeingriffe (nicht empfohlen) oder über FIBU-Seite eine Stornierung veranlassen.

Nein, man kann sie lediglich auf „ungültig“ setzen. So bleiben sie dokumentiert und beeinträchtigen nicht die Statistiken oder späteren Auswertungen.

Prüfen Sie in „Verbindungskonfiguration → Anwendungsmail“, ob eine Admin-E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Nur dorthin gehen bei Importfehlern Systemmeldungen.

d3, DocuWare, ELO, bitfarm-ARCHIV, Phoenix, ProFile, PROXESS, Starke DMS und RegiSafe sind laut Handbuch integriert. Weitere können ggf. über Schnittstellen/Add-ons angebunden werden.

Unter „Anwendungskonfiguration → DMS Mapping Konfiguration“ legen Sie fest, welche ReWo-Felder (z. B. Barcode, Kreditor, Belegdatum) in welche DMS-Attribute geschrieben werden.

In der „Verbindungskonfiguration → DMS“ bzw. in der „Anwendungskonfiguration → DMS Mapping Konfiguration“ können Sie den Output-Pfad definieren, wohin der ReWo Manager Exportdateien schreibt.

Viele DMS erstellen nach erfolgreichem Import eine Quittungsdatei (z. B. *.QIT), die bestätigt, dass das Dokument revisionssicher archiviert wurde. Der ReWo Manager liest diese Rückmeldung ein.

Ja, jedoch nur auf Ebene unterschiedlicher Firmen. Jede Firma kann ein eigenes DMS haben. Eine einzelne Firma kann nicht gleichzeitig an zwei DMS senden.

In der Historie oder im Status des ReWo Managers wird „Archiviert“ angezeigt, wenn die Quittungsdatei eingelesen wurde oder eine Bestätigung aus dem DMS erfolgt ist.

Dabei handelt es sich um standardisierte Formate bzw. Profile für den Export zum jeweiligen DMS. Über die Einstellungen legen Sie fest, welcher Dateityp (z. B. *.IDX, *.XML) erzeugt wird.

Ja, sofern das DMS und der ReWo Manager so konfiguriert sind, dass alle Dokumente (inkl. zusätzlicher Anhänge) ins Archiv übernommen werden.

Im Normalfall über einen eindeutigen Identifier, meist den Barcode. Dieser wird beim Export an das DMS mitgegeben und dort als Metadatum hinterlegt.

Der ReWo Manager wartet eine gewisse Zeit. Bleibt die Rückmeldung aus, verbleibt die Rechnung im Status „Im Export“. Der Admin muss dann das DMS-Log oder die ReWo-Logs prüfen.

Sie geben dem ReWo Manager an, wohin er sich für das Archivieren verbinden muss. Bei Cloud-DMS-Systemen liegen hier oft HTTP-Endpoints statt klassische DB-Anbindungen vor.

Ja, im ReWo Manager gibt es in der Regel einen Button oder ein Admin-Menü, um eine manuelle Archivierung auszulösen, sofern das Dokument noch nicht endgültig abgeschlossen ist.

Überprüfen Sie die „DMS Mapping Konfiguration“. Dort muss das korrekte Feld (z. B. Belegdatum, Kreditor, Barcode etc.) zugeordnet sein. Eventuell ist eine falsche Zuordnung konfiguriert.

In der Regel nur im DMS selbst. Nach dem Export hat der ReWo Manager dort keinen direkten Schreibzugriff mehr. Änderungen an archivierten Dokumenten unterliegen außerdem oft strengen Richtlinien.

Häufig ist dies sinnvoll, da jedes DMS eigene Anforderungen hat. Der ReWo Manager bildet zwar die generische Schnittstelle ab, aber Details (Metadaten, Indexfelder) sind meist systemabhängig.